Gestion Électronique des Documents

La Banque UBA Congo souhaite dématérialiser son passif documentaire composé d’environ 565 000 conventions d’ouverture de compte (clients particuliers et entreprises) dont les formats varient entre A6 et A4, le tout dans un délai maximum de 90 jours calendaires à partir du 1ᵉʳ juin avec une date butoir fixée au 31 aout 2026.

Les objectifs principaux sont :

• Fluidifier la relation client en permettant aux gestionnaires de compte d’accéder instantanément aux documents numérisés.

• Garantir la conformité réglementaire (COBAC / Banque Centrale) relative à la conservation et la traçabilité des dossiers clients.

• Sécuriser l’information contre les risques de dégradation physique (incendie, humidité, perte).

Mode opératoire : Impératif « In-Situ » (Sur site)

• La prestation doit obligatoirement se dérouler dans les locaux de UBA Congo (Siège à Brazzaville et à  Pointe-Noire et en tout lieu où seraient conservées lesdites conventions).

• Aucun document physique ne doit sortir des locaux de la banque.

• Le prestataire devra déployer son propre matériel (scanners industriels, stations de travail, serveurs de stockage temporaires sécurisés).

Volumétrie et Cadence

• Volume total : 565 000 conventions d’ouverture de compte.

• Délai de réalisation : 90 jours calendaires à compter de la signature de l’ordre de service.

• Cadence minimale requise : Le prestataire doit être dimensionné pour traiter au minimum 8 000 dossiers par jour ouvré afin de garantir le respect des délais

Préparation physique

• Prise en charge des cartons d’archives selon un planning de rotation interne validé par UBA Congo.

• Opérations de préparation : dépilage, désarchivage, retrait minutieux des agrafes, trombones, et réparation des pages froissées.

Numérisation et Traitement d’image

• Résolution : 300 DPI minimum.

• Mode : Couleur ou Niveaux de gris (selon la lisibilité des signatures et des pièces d’identité jointes).

• Format de sortie : PDF/A (standard international d’archivage à long terme), optimisé et compressé.

• Traitement : Recadrage automatique, redressement des pages (deskew), suppression des pages blanches.

• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Obligatoire pour rendre le texte du PDF entièrement consultable par mot-clé.

Indexation des données (Métadonnées)

Chaque convention numérisée doit être indexée de manière unique selon 4 critères obligatoires :

1. Numéro de compte.

2. Nom et Prénom du client (ou Raison Sociale pour les entreprises).

3. Date d’ouverture du compte.

4. Type de client (Particulier / Professionnel / Institutionnel).

Contrôle Qualité et Livrable

Exigences de qualité

• Qualité de l’image : Taux d’erreur toléré inférieur à 0,5% (vérification par échantillonnage quotidien par l’équipe d’audit UBA).

• Qualité de l’indexation : Taux d’exactitude requis de 99,9% (procédure de double saisie fortement recommandée).

Livrables attendus

• Les fichiers PDF/A nommés selon une nomenclature stricte ex: NUMCOMPTE_NOMCLIENT.pdf).

• Un fichier d’indexation global (format CSV ou XML) contenant toutes les métadonnées pour permettre l’injection automatique dans la GED de la banque.

• Les rapports journaliers de production (volumes traités, anomalies rencontrées).

Sécurité, Confidentialité

• Confidentialité : Les données traitées relèvent du secret bancaire. Le prestataire s’engage à faire signer un engagement de confidentialité strict à 100% de son personnel dédié.

• Sécurité informatique : Interdiction formelle d’utiliser des clés USB personnelles ou d’activer une connexion Internet externe sur les postes de numérisation. Les disques durs temporaires du prestataire doivent être chiffrés (AES-256).

Obligations et Responsabilité

Le Prestataire est tenu à une obligation de résultat quant à la bonne exécution des prestations de numérisation des conventions, incluant notamment la conformité, l’intégrité, la lisibilité et l’exhaustivité des documents numérisés.

À ce titre, le Prestataire est responsable de tout dommage direct résultant :

• de la perte, destruction, altération ou détérioration des documents confiés ;

• d’une erreur de numérisation, d’indexation ou d’archivage entraînant une exploitation incorrecte des données ;

• d’un manquement à ses obligations en matière de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

En cas de sinistre ou d’anomalie, le Prestataire devra :

• informer la Banque sans délai ;

• mettre en œuvre toutes mesures correctives nécessaires ;

• reconstituer les documents perdus ou altérés lorsque cela est possible.

La responsabilité du Prestataire pourra être engagée indépendamment de toute faute lourde, en cas de manquement à ses obligations essentielles, notamment en matière de confidentialité et d’intégrité des données.

Toute limitation de responsabilité ne pourra s’appliquer :

• en cas de faute lourde ou dolosive ;

• en cas de violation des obligations de confidentialité ou de protection des données ;

• en cas de perte ou altération de documents originaux non reproductibles.

Modalités de soumission

• ✉Par e-mail : mattern.louzolo@ubagroup.com

• 📍Par courrier sous plis fermé — 37, Avenue William Guynet, Rond-point City Center, Centre-Ville, Brazzaville

• 📄Le dossier peut être retiré à la même adresse.

• ⏰ Date limite : 05 Juin 2026 à 16H00